ISO 9000-certifiering - Beskrivning

Under de senaste åren har många företag genomgått erfarenheten av att bli ISO 9000-certifierade. Ibland kan det vara en lång och dyr process, men företag är villiga att gå igenom certifieringen för de fördelar som det medför. Varje företag är dock unikt och ledningen bör noggrant överväga orsakerna till att de vill bli ISO 9000-certifierade och vilka fördelarna med verksamheten kommer att bli.

ISO 9000-certifieringen publicerades först 1987 i enlighet med BS 5750-serien av standarder som introducerades av British Standards Institute (BSI) på 1970-talet. Från och med 2009 uppskattar ISO-organisationen att över en miljon företag har certifierats enligt ISO 9000, varav kvartalet är från Kina.

Under 1990-talet genomförde företagen ISO 9000-certifieringar av skäl som inte har gynnat deras verksamhet. Hastigheten att bli ISO 9000-certifierad drivs i vissa avseenden genom att inte vilja vara det enda företaget som inte ska certifieras. Företagen genomförde certifiering eftersom deras konkurrenter var och inte för att deras verksamhet skulle förbättras. I det nuvarande ekonomiska klimatet överväger företagen noggrant huruvida ISO 9000-certifieringen är något de kommer att dra nytta av. Skälen till certifiering bör vägas mot de fördelar som certifieringen skulle medföra.

Den största orsaken till att ett företag skulle överväga ISO 9000-certifiering är att det är ett krav hos en av sina kunder eller potentiella kunder.

Om ett företags stora kund skulle kräva att alla leverantörer skulle certifieras skulle det uppenbarligen vara i ett företags intresse att driva ISO 9000-certifiering. Detta skulle också vara fallet är en potentiell kund hade samma krav.

En annan viktig orsak till att ett företag bör överväga ISO 9000-certifiering är att det kan förbättra företagets effektivitet.

ISO 9000-certifiering kan hjälpa ett företag att effektivisera och beställa sina processer, vilket gör ett företag mer effektivt.

För att ett företag ska bli ISO 9000-certifierat finns ett antal aktiviteter som måste utföras oavsett storlek eller typ av företag. Den första och viktigaste av dessa aktiviteter är att ha ledande befattningar. Utan att ledande befattningshavare driver processen är ISO 9000-certifiering svår att uppnå. Detta engagemang bör inte bara vara närvarande vid certifieringsprocessen, men i varje steg, ge vägledning och stöd i form av en styrkommitté. Många företag har misslyckats i certifieringsprocessen på grund av bristande stöd från toppledningen.

När ledningen har åtagit sig certifieringsprocessen är det av största vikt att utbilda företagets personal på ISO 9000-processen.Därifrån kan nyckelpersoner väljas och utbildas för att vara företagets interna revisorer för certifieringsprocessen.

Nästa steg är att förbereda en kvalitetspolicyhandbok för företaget. Den här handboken bör återspegla de delar av ISO 9000-kraven som gäller för företaget. Det är viktigt att säkerställa att kraven är fullt förstådda innan kvalitetspolicyhandboken är utvecklad.

Kvalitetspolicyhandboken bör innehålla driftsförfaranden som identifierar funktioner inom företaget och den ansvariga personalen för dessa funktioner. Kvalitetspolicyhandboken granskas sedan av bolagets tilldelade interna revisorer för överensstämmelse med ISO 9000-föreskrifterna. Om revisionen finner några problem kan korrigerande åtgärder planeras och ändringar görs i förfarandena. När en internrevision har funnit att det inte längre krävs några korrigerande åtgärder, kan företaget välja en ISO-registrar eller certifieringsorgan. Urval av en registrar är avgörande för att minska kostnaden för ISO 9000 externa certifieringsrevisioner. Registrar har olika kostnader och det är klokt för ett företag att välja en registrator baserat på företagets behov. Det är ibland inte nödvändigt att anställa den största eller dyraste registraren när en lokal registrator skulle vara tillräcklig.

När ett företag anställer en registrator, kommer det vanligtvis att innehålla registreringsrevisioner och övervakningsrevisioner. Registreringsgranskningen är den första revisionen som görs för att se om ett företag kommer att uppnå registrering. Ett företag kommer överens om revisionsprocessen med registratorn. En förhandsgranskningsrevision utförs och eventuella korrigerande åtgärder vidtas. När det inte längre finns några korrigerande åtgärder kan registreringsrevisionen utföras. Om registreringsrevisionen inte flaggar några korrigeringsåtgärder är ISO-registreringen slutförd. När ett företag har sin registrering kommer registraren att komma tillbaka ungefär var sjätte månad eller år för att se om företaget upprätthåller sitt system och fortsätter att uppfylla kraven i standarden.