Hur man minskar kostnaden för anställd företagsresor

Med lite sympati till arbetsgivare som försöker kontrollera resekostnaderna, frågar de anställda att dela rum är inte var man ska börja - eller sluta.

Dessa idéer är mindre stressiga och stötande för den genomsnittliga medarbetaren som reser i affärer för sin arbetsgivare. Anställda är vanliga människor som bara vill ha lite integritet och avstånd från medarbetare på affärsresa, särskilt om de har tillbringat dagen med medarbetare.

Arbetsgivare behöver inte be anställda att dela rum.

Det finns andra sätt att spara på bekostnad av anställdas affärsresa. Till exempel:

• Kräv anställda att resa samma dag när det är möjligt.
• Utveckla och genomföra en fast resepolitik som ger specifika uppgifter om per diem-betalningar på olika destinationer, föredragna hotellkedjor där arbetsgivaren kan ha fastställt en diskonteringsränta, ersättning för utgifter och gränser som kräver en chefs underskrift i förväg om det överskrids .
• Håll anställda i lagboken enligt vad som anges i resepolicyn utan föregående godkännande av undantag. Återbetal inte kostnader som inte var tillåtna enligt policy eller undantag.
• Omförhandla eller förhandla företagssatser med hotellkedjor som är gemensamma för dina destinationer. Leta efter hotell som erbjuder bekvämligheter som en gratis frukost, en kostnadsfri cocktailtid, eftermiddagsmat och aptitretare samt kylskåp och kaffebryggare i rummen. Kräva anställda att använda dessa hotell och bekvämligheter när de är tillgängliga.

• Använd en billigare hotellkedja när du bokar. De flesta anställda skulle ge bort en stjärna för ett privat rum. Förvänta dig inte lägre standarder inom områden som renlighet och andra komfortkomfort från anställda från hotell som rankas med färre stjärnor. Undersökande resande medarbetare regelbundet för att säkerställa att de valda platserna uppfyller deras behov.
• Använd en konsekvent resebokningstjänst som American Express Global Business Travel för att hjälpa till att styra kostnaderna. De hjälper dig att planera, anta politik, spara kostnader och begränsa anställdas utgifter. Även lokala resetjänster kan hjälpa dig att spara på affärsresan, men fördelen med ett American Express-företag är deras räckvidd nationellt och internationellt och deras online-tjänster.
• Gör arrangemang med ett flygbolag att använda sina tjänster när det är möjligt för att få en företagsrabatt på varje flygning. Kräva anställda att använda flygbolagets bokningstjänst, till exempel Southwest Airlines Corporate Travel. Arbetsgivare kan också spara när flygplan bokas i förväg.
• Gör anställda som gör sista minuten resebeslut få tillstånd. I ett fall, i ett kundföretag, skulle en flygbiljett som hade kostat 300 dollar, om den bokades några veckor i förskott, kosta över $ 1200 när arbetstagaren gjorde bokningen två dagar före evenemanget.Detta bör bara ske i en nödsituation, eftersom de flesta biljetter är överförbara även om de inte återbetalas.
• Minska resekostnaderna inom andra områden, såsom måltid och alkohol per dag och transport. Variera per diems vid platsen. New York City är dyrt jämfört med Las Vegas, till exempel. Mindre, icke-utvägsområden är ännu billigare. Din resepolicy ska spegla de kostnader som dina anställda kommer att uppleva när de reser till olika stater och lokaler.

• Experimentera med virtuella möten, tjänster som Skype for Business och videor. Medan inledande obekvämda, icke-personliga möten är en förvärvad färdighet. Anställda blir mer bekväma eftersom de använder dessa tjänster över tiden. Webinärer fungerar bra för olika typer av träning, särskilt seminarier som tillåter flera anställda att delta.
• Kräv dina anställda att använda billigare kollektivtrafik och pendeltjänster, när de är tillgängliga, snarare än taxibilar, särskilt när anställda reser mellan flygplatser och hotell. De flesta stora konferenser erbjuder gratis transferservice mellan hotellen och konferenscentret. Mindre taxi användning eller kravet att anställda samlas för att betala för en grupp taxi kan spara mycket pengar.

Be om vuxna medarbetare att göra snabba bokningar, budgetutgifter på sina affärsresor och utforska andra alternativ än resor för möten och utbildning är rätt sätt att effektivisera kostnaderna för affärsresor.

De är respektfulla för anställda.

De gynnar arbetsgivaren eftersom medarbetarna känner sig respekterade och omhändertagna, vilket ger positiv moral. De håller den positiva relationerna i rörelse i rätt riktning.

Mer information om affärsresor finns i Business Travel.