Fem tips för att få verkställande stöd till ditt projekt

Projektledare har ett svårt jobb. Som en del av deras roll tar de ansvaret för att bilda ett effektivt lag för att driva och lyckas med nya initiativ. Eftersom projekt omfattar allt arbete som gjorts i ett företag, inklusive tillfälliga och unika initiativ samt rutin för daglig verksamhet, är varje projekt ett nytt äventyr.

Lägg till i verkligheten att projekt är hur vi innoverar; hur vi genomför strategi och hur vi bygger ut vår organisations infrastruktur och kapacitet, det är uppenbart att ledande ledare måste göra allt för att stödja företagets projektledare.

En av de viktigaste faktorerna som främjar projektsucces är närvaron av en effektiv, engagerade verkställande sponsor. Denna position har länge varit förknippad med projektsucces i branschstudier, men en översyn av litteraturen som beskriver aktuella praxis kring sponsring tyder på att vi har en lång väg att institutionalisera närvaron och praxis hos sponsorrollen i våra organisationer. En bit av kontext är lämpligt. Låt oss först se huvudansvaret hos sponsorn.

Huvudansvar för projektets ledande sponsor:

• Anta ansvar för resultatet av ett projekt. (Denna punkt beskrivs ofta som ett delat ansvar med projektledaren.)
• Charter projektet och ge myndighet till projektledaren och kärnteammedlemmarna.
• Stöd projektgruppen för resurser och synlighet.
• Säkerställa förekomsten av och stöd för effektiva lagvärden, inklusive ansvarighet och öppenhet.

• Stötta laget inför extraordinära problem.
• Utbildar projektledaren.
• Försvara projektgruppen mot organisatoriska störningar.

Vad som händer när den verkställande sponsorn är ute av bilden:

I avsaknad av en stödjande verkställande sponsor faller alla ovanstående ansvarsområden till den redan överbelastade projektledaren, som vanligtvis saknar bandbredd och politiskt häft att uppfylla dessa uppgifter.

Bristen på en effektiv sponsor ökar risken för projektproblem, däribland men inte begränsat till: misslyckande, suboptimal prestanda mot tid, kostnad och kvalitetsmål och ökad oro i teamet.

Enkelt uttryckt är närvaron av en effektiv verkställande sponsor en positiv skillnad för det komplicerade arbetet med att få våra viktigaste tillfälliga och unika initiativ till en lyckad slutsats. Med tanke på den uppenbara betydelsen av rollen kan det vara rimligt att anta att de flesta organisationer tar sitt arbete med verkställande sponsorer på allvar. Tyvärr föreslår lite tid i den verkliga världen något annat.

En inblick i hur våra organisationer behandlar den verkliga sponsors roll

Som ledarskapsinstruktör i projektledning har jag tur att regelbundet lära mig om projektledningspraxis hos mina studerandes arbetsgivare i ett större storstadsområde . Från Fortune 100 företag till små, entreprenörskapsstart och icke-vinstdrivande organisationer är de representerade organisationerna ett tvärsnitt av vår ekonomi. Även om det vore rimligt att förvänta sig i den här eran där projektledningspraxis är väl etablerade att de flesta företag skulle visa mogna metoder kring den verkställande sponsorns roll, är situationen i verkligheten exakt det motsatta .

Några icke-vetenskapliga resultat från min årliga informella undersökning av MBA-studenter om rollen som den verkställande sponsorn i deras företag:

• I genomsnitt beskriver mer än femtio procent av eleverna sitt företag som ingen formell praxis runt ledande sponsring.
• Få företag har någon formell utbildning eller standardiserad beskrivning för sponsorns roll och ansvar.
• Jag har ännu inte fått en studentrapport att hans / hennes företag ger utbildning för sina verkställande sponsorer.
• Det finns lite konsekvent överenskommelse om sponsorns ansvar för projektsucces.
• När studenterna intervjuar projektledare i sina företag om deras tillfredsställelse med deras sponsors prestation och stöd, uttryckte en majoritet av de undersökta frustrationen.

En översyn av mer formaliserade undersökningar från branschorganisationer och privata konsultföretag förstärker den allmänna validiteten av inmatningen från mina elever.

Och även om det nuvarande läget för styrelsespraxis kan leda till förbättringar, har projektledare inget annat val än att fortsätta med sina initiativ. Det finns emellertid några steg som projektledare kan vidta för att rekrytera välbehövligt verkställande stöd.

Fem tips för att få Executive Support för ditt projekt:

1. Rekrytera en sponsor. Om ditt projekt har strategiska konsekvenser för ditt företag, antingen direkt för kunder eller indirekt genom att möjliggöra mer effektiv och effektiv intern verksamhet till stöd för kunder, ska du rekrytera en sponsor. Arbeta direkt med din rapport-till-chef eller chefen för ditt projektledningskontor för att förstärka projektets betydelse och be om hjälp. Betona sponsors roll och ansvar enligt ovan, och peka på branschforskning som korrelerar projektsucces och effektiv sponsring.
2. Trä din sponsor. Betona rollen som strategisk, inte taktisk eller som en figurhuvud. De flesta cheferna kommer till roll som sponsor utan formell utbildning eller till och med kontext för sitt ansvar. Medan du är i den lite obekväma rollen att utbilda en verkställande, kommer de flesta av dessa personer att uppskatta ditt sammanhang och vägledning. Frågan om ansvarsskyldighet, värderingsförstärkning och skydd av laget bör vara din primära inriktning när du ombord på din verkställande sponsor.
3. Aktivt engagera och involvera din sponsor. De bästa projektledare / chefsponsorrelationerna är mycket interaktiva. Det är viktigt för de två parterna att upprätta ett tydligt kommunikationsprotokoll för uppdatering av projektaktiviteter samt flagga och reagera på nödsituationer. Projektledaren bör uppmuntra den verkställande sponsorn att närvara vid status- eller lagmöten från tid till tid för att visa äkta intresse och att fungera som en aktiv cheerleader för organisationen för lagsucces.
4. Be om coaching support från din sponsor. Det är alltid till hjälp att få någon med mer erfarenhet än du observerar och erbjuder konstruktiv och positiv feedback och coaching på din prestation. Låt din sponsor veta att du välkomnar den här insatsen i din enhet för att förbättra, och när den är mottagen, acceptera den graciöst.
5. Utnyttja sponsorn noggrant för de stora frågorna . Var försiktig så att du inte ser eller behandlar din sponsor för mycket på taktiska problem. Din sponsors högsta och bästa användning är att hjälpa till med säkra resurser. tjänar som talesman för projektgruppen till den bredare ledningsgruppen och hjälper dig att stärka viktiga teamvärden. Det finns en balansräkning som projektledaren måste respektera när man överväger att dra in sponsorn i gruppaktiviteter.

Bottenlinjen för nu:

Verkställande sponsors roll är en av de viktigaste delarna av pusslet till framgång för projektinitiativ. Framgångsrika projektledare förstår hur viktigt denna roll är och arbetar för att få verkställande stöd på rätt nivå och intensitet. Om sponsorns roll är frånvarande eller vag, ta det själv att rekrytera och träna dina verkställande sponsorer för att stödja dig, ditt team och ditt företag för framgång.