Innan du köper en kopiator till ditt lilla eller hemkontor

Även om begreppet ett papperslöst kontor låter bra i princip är det faktum att många småföretag eller hemkontor (SOHO) -företag fortfarande har ett behov av att regelbundet kopiera tryckta dokument.

Den gamla stilens fristående kontorsmaskiner har nästan försvunnit i digital ålder, ersatt av multifunktionsskrivare som kombinerar funktionerna för utskrift, kopiering, skanning och eventuellt faxning till en enda enhet.

Tekniskt sett är en "kopiator" i dagens termer normalt en skrivare som har en inbyggd avsökningsenhet så att ett dokument som ska kopieras kan skannas och reproduceras av skrivaren.

Liksom med de flesta elektronik, fortsätter kopiator / skrivare att minska i pris men har ännu fler funktioner än någonsin, och bekvämligheten med att kopiera i hus snarare än att köra till en utskrift / kopia butik kan inte slås.

Här är nyckelköpsfaktorerna som hjälper dig att välja en skrivare / kopiator för din SOHO.

Bläckstråle vs Laser / LED

För snabbkopiering av textdokument Laser / LED-skrivare är i allmänhet det bättre valet. Bläckstråleskrivare kan skriva ut på mycket högre upplösningar och är så lämpliga för grafik och speciellt för fotografier.

Kostnad

När man tittar på kostnaden för en skrivare / kopiator är det viktigt att ta hänsyn till den pågående kostnaden för förbrukningsvaror om du planerar att göra mer än enstaka utskrifter / kopiering. Tillverkare har ändrats tack under de senaste åren och istället för att göra vinst på att sälja skrivare / kopiatorer säljer de ofta till kostnad (eller till och med med förluster) och istället göra stora vinstmarginaler för att sälja bläck och toner.

Många enheter levereras nu med bläckpatroner / tonerkassetter som har inbyggda mikrochips som förhindrar att "inofficiella" patroner används, eller har "start" -tonerkassetter som har halva normal kapacitet. Den fyndiga bläckpatronen eller lasern ser inte ut som billig när det är dags att byta ut den dyra bläckpatronen eller tonerkassetten.

Färgskrivare / kopiatorer är särskilt dyra att köra eftersom de kräver 4 patroner (svartvitt, cyan, magenta och gul). Det är typiskt för ersättningskostnaden för bläckpatroner / tonerkassetter att överstiga inköpspriset för en hel enhet, vilket gör skrivare en vanlig bosatt i elektronikåtervinningsdepoter och deponier.

Lyckligtvis kan de flesta bläckstråleskrivare och vissa tonerkassetter från laser fyllas till mycket lägre kostnader - företag som Costco erbjuder till exempel 1-liters bläckstrålepåfyllningar. Påfyllningssatser är också tillgängliga för do-it-yourself-typerna, men påfyllning av bläckstråleskrivare eller tonerkassetter är rörigt och inte för mekaniskt utmanade. Och du kan göra skrivarbläckpatroner senast med liten ansträngning.

Innan du köper en skrivare / kopiator, var noga med att kontrollera tillverkarens publicerade kostnad per sida.

Volym

De flesta små affärsorienterade skrivare / kopiatorer är inte konstruerade för tung volym, så kontrollera enhetens rekommenderade användning (sidor per månads arbetscykel). ISO-utbytet för bläck / tonerkassetter ger dig en grov uppfattning om hur ofta kassetterna behöver bytas ut.

Observera att även om du har en inbyggd skrivare / kopiator kan det fortfarande vara meningslöst att använda lokala eller online kopia / utskriftstjänster (t.ex. häftklammer eller UPS) för större utskrifts- / kopieringsjobb eller specialutskrift, t.ex. broschyrer.

Med priset på förbrukningsartiklar (som beskrivs ovan) är det helt enkelt inte kostnadseffektivt att göra stora volymer / kopiering på billigare skrivare / kopiatorer, särskilt med färgdokument eller fotografier. Att köpa en billigare skrivare / kopiator för grundläggande behov och outsourcing större utskrifts- / kopieringsjobb är en idealisk kompromiss för de flesta småföretag. Att skriva ut 500 kopior av en färgbranschbroschyr är ett jobb för en professionell tryckeri.

Duplexing

Duplexering är möjligheten att skriva ut / kopiera på båda sidor av sidan och är en mycket önskvärd funktion. Förutom att spara papper är det ett måste för professionella kopior av dubbelsidigt tryckt material.

Anslutningar

För att använda maskinen som en skrivare, desto bättre är det att ansluta till enheten. Bortsett från direkt USB-anslutning till en dator, har de flesta skrivare / kopiatorer nätverksanslutning - trådbundet, wi-fi eller båda.

Om du behöver skriva ut från molnet eller från mobila enheter, se till att din skrivare stöder tekniker som Google Cloud Print eller Apple AirPrint.

Svartvit eller Färg?

Färgkopiering är långsammare och dyrare, men kan vara en funktion du vill ha din skrivare / kopiator om du tänker producera reklammaterial för ditt lilla företag, till exempel broschyrer eller kopiera färgfoton.

Mediaspektivitet

Som huvudorsak för att köpa en kopiator till ditt lilla eller hemkontor är det bekvämt att du vill vara säker på att välja en kopiator som kan hantera en mängd olika pappersstorlekar och vikter och andra medier , såsom OH-film och indexkort. Leta efter kopiatorer som erbjuder flatbäddskopiering om du är oroad över kopiering från böcker eller kopiering av andra objekt som inte passar genom en arkmatare.

Pappershantering

Som småföretagare har du bättre saker att göra än att fylla på pappersfack eller mata enkla ark genom en skrivare / kopiator. Om du skriver ut / kopierar regelbundet letar du efter en modell med en papperskapacitet på minst 250 ark - eller mer. Du vill också definitivt ha en automatisk dokumentmatare som rymmer minst 30 ark.

Svarstid

Skrivare / kopiatorer som inte har uppvärmningstid är idealiska för små och hemkontor, där maskinen kan sitta ledig i timmar eller dagar. Höga utskrifts- / kopieringshastigheter är bra, men kommer inte att spara dig någon gång om du måste vänta minuter för att enheten ska värmas upp varje gång den kommer ur viloläge. Vissa skrivare / kopiatorer erbjuder nu en första kopieringstid på mindre än 10 sekunder.