5 Sätt att undvika missförstånd med anställda

Även om det finns många faktorer som kan bidra till framgången eller misslyckandet av ett företag är effektiv kommunikation i ett litet företag nödvändigt om verksamheten kommer att lyckas. God kommunikation innefattar tydlig muntlig kommunikation, utmärkt lyssningsförmåga och effektiv företagsskrivning. Utan dessa element är det mycket troligt att det kommer att bli en sammanbrott i kommunikationen.

Alla företag, stora och små, kan påverkas negativt av frekventa konflikter som orsakas av felkommunikation.

Småföretagare har dock en fördel här, eftersom de är bättre placerade för att se potentiella kommunikationsproblem och adressera dem innan skador uppstår i verksamheten. Tipsen nedan hjälper dig att förbättra din kommunikationsprocess med anställda så att du kan undvika problem som uppstår på grund av felkommunikation.

1. Se till att varje möte har en dagordning

Mötesöverbelastning är dålig för alla företag, men överbelastning utan uppenbart syfte är ännu värre. Och det kan vara en utlösare för felkommunikation. I stället för att schemalägga möten och hoppas att saker kommer att uppnås under den tiden, vara målmedvetna om möten från början. Skapa uppsatta agendaer för varje möte du schemalägger och dela det med dina anställda långt inför mötet för att ställa upp scenen för diskussion. Det är också en bra idé att bjuda in dina anställda för att lägga till agendaposter som de vill diskutera före mötet.

2. Dela alla presentationer / dokument

Inte alla tar anteckningar bra under möten, och inte allt som diskuteras kommer att behållas när mötet slutar. Därför är det så viktigt att alla deltagare får en kopia av presentationsfiler eller dokument som diskuteras under mötet. Det är ännu bättre om du kan dela dessa filer före mötet så att dina anställda kan ta anteckningar och granska informationen i realtid.

3. Effektivisera dina e-postmeddelanden

Har du någonsin fått ett företags e-postmeddelande som var så länge och berörde så många olika ämnen som du var helt förvirrad när du läste den? E-post är ett av de samtal som är utmärkt för produktivitet, men det kan också leda till förvirring och missförstånd. Enkla vanor som att hålla ett ämne per e-postmeddelande, bryta ner ditt meddelande i underrubriker och / eller punktpunkter och vara väldigt beskrivande när du formulerar en ämnesrad kan vara skillnaden mellan klarhet och förvirring.

4. Lyssna noggrant och titta på icke-verbala signaler

Inte all kommunikation - och missförstånd - händer verbalt. Vi berörde bästa praxis för e-postkommunikation ovan, och de spänner över till andra typer av skriftlig kommunikation också.Men hur är kroppsspråk? Det är viktigt att du stämmer överens med dina anställda och kan hämta på icke-verbala signaler. Detta kan hjälpa dig att aktivt ta itu med problem som en anställd kanske inte är 100% bekväm att ta upp direkt med dig. Kom ihåg att tillsammans med icke-verbal kommunikation är det viktigt att som chef du inte bara kommunicerar effektivt med dina anställda, utan att du också lyssnar effektivt.

5. Vara tillgänglig

En öppen dörrpolitik kan vara en fördel för företag av alla slag. Att vara tillgänglig för dina anställda säger att du bryr dig om deras oro och vill höra deras feedback. En öppen dörr ger dina anställda möjlighet att prata med dig om saker som händer i verksamheten som kanske inte är synliga för dig. Denna typ av tillgänglighet kan göra risken för missförstånd mindre sannolikt i ditt lilla företag.

Miscommunication kan uppstå väldigt lätt i en affärsmiljö, men vara proaktiv när det gäller hur du kommunicerar med dina anställda - och ger dem möjlighet att kommunicera öppet med dig - kan hjälpa dig att undvika problem som ofta beror på missförstånd. När de används tillsammans med dessa affärskommunikationstips sätter du grunden för ett företag som har potential att trivas och inte hålls tillbaka av dålig kommunikation.