Använda ett köpkortsprogram

Uppköpskortet eller P-kortet är en form av företagskreditkort som utfärdas till anställda som då kan förvärva varor och tjänster utan att behöva behandla transaktionen genom den traditionella inköpsförfarandet, som att använda köprekvisitioner eller inköpsorder.

Det finns ett antal olika inköpskort, vissa involverar endast användningen av företagsgodkända leverantörer, medan andra tillåter att någon leverantör används.

Inköp av en anställd som använder ett upphandlingskort är i allmänhet litet och lågt värde. Många negativa reaktioner om inköpskort är specifikt riktade mot missbruk av kortet av anställda. Fördelarna med upphandlingsprogrammen är emellertid mycket större än riskerna och kostnaderna för att driva programmet.

Fördelarna med inköpskort

Förenta staternas regering konstaterade att inköp under 2500 dollar endast utgjorde 2 procent av de totala offentliga utgifterna, men svarade för 85 procent av alla inköp. Eftersom de administrativa kostnaderna för dessa små inköp ofta översteg de faktiska dollarutgifterna ökade användningen av upphandlingskort i många avdelningar. En myndighet, handelsdepartementet uppskattade att användningen av upphandlingskort sparade dem över 22 miljoner dollar per år på administrativa kostnader och minskningen av inköpstidpunkten.

Användningen av korten har gjort det möjligt för inköpsavdelningarna att koncentrera sina ansträngningar på 15 procent av de totala upphandlingskostnaderna som står för 98 procent av de totala utgifterna.

Genomförande av interna kontroller

Missbruk av upphandlingskort är rubriknyheter, men ofta visar dessa missbruk, särskilt i statliga avdelningar, vanligtvis ett högt dollarvärde, men är ofta mindre än hälften av en procent av den totala utgiften.

Men missbruk sker men det kan kontrolleras genom att genomföra lämpliga interna kontroller för att minska avfall och missbruk.

Stark ledningsriktning är avgörande för ett framgångsrikt uppköpskortsprogram. Förvaltningen ska tydligt definiera vad de tillåtna användningarna för kortet är och definiera, och ålägga deras påföljder för betalningsbrottslighet, bedrägeri och missbruk. Självklart måste kontorsrutiner och resurser vara på plats för att genomföra kontrollerna. Om det inte finns tillräckligt med resurser för att övervaka och hantera missbruk av upphandlingskort, fortsätter missbrukarna och ökar eftersom bristen på engagemang i programmet ses av användarna.

Vem får ett kort?

Ett annat negativt sett i inköpskort är att företag tror att de måste ge kort till alla sina anställda som gör inköp. Detta är inte fallet. utfärdas ett upphandlingskort ges tilltro.Ett företag måste kunna lita på användaren av kortet eftersom de faktiskt spenderar bolagets pengar. Det bör finnas en godkännandeprocess på plats där arbetstagare måste väljas, granskas och godkännas. Om en anställd har dålig kredit borde de få ett företagsköpskort?

Omkostnadsbegränsningar

Liksom alla kreditkort borde det finnas en kreditgräns för användaren.

Kreditkortsföretag ger kortinnehavare en gräns baserad på deras betalningsförmåga. För inköpskortinnehavare bör företagen ge kortinnehavarna en utgiftsgräns som är lämplig för sin position och deras troliga utgifter. Till exempel kan en anställd som IT-analytiker endast kräva att inköpa skrivarbläck och små kringutrustning till datorer, som endast får uppgå till ett par hundra dollar per år. Utgiftsgränsen för den här medarbetaren bör spegla detta och inte ges en utgiftsgräns på 2500 dollar som kan ges till all IT-personal. Utgiftsgränserna bör granskas regelbundet så att en lämplig nivå ges till anställda utifrån deras faktiska utgifter.