Förhandlingar i inköpsprocessen

Förhandlingar i inköpsprocessen täcker perioden från den första kommunikationen mellan inköpsköparen och leverantören fram till den slutliga undertecknandet av kontraktet. Förhandlingar kan vara lika enkla som att försöka få rabatt på ett fall av säkerhetshandskar genom komplexiteten i större kapitalköp.

En inköpspersonal måste sträva efter att lyckas i sina förhandlingar med leverantörer för att få bästa pris med de bästa förutsättningarna för varje inköpt objekt.

Mindre leverantörsbas och långfristiga kontrakt

Förhandlingsprocessen har blivit en viktigare sektor i försörjningskedjan eftersom företag ser ut att minska sina utgifter samtidigt som de ökar deras köpkraft. Det innebär att inköpspersonal måste förhandla alltmer bättre priser med leverantörer samtidigt som kvalitet eller service upprätthålls eller ökar.

Tidigare hade företagen en lång lista över leverantörer som de skulle köpa olika produkter från vilka krävde inköpsresurser att spendera begränsad tid på att förhandla om lägsta priser. Den bästa lösningen var att jämföra listpriserna från kataloger och välj säljaren baserat på den informationen. Utvecklingen under det senaste decenniet har varit att rationalisera leverantörsbasen och ingå långsiktiga avtal med enskild inköp. Detta ger företagen möjlighet att förhandla betydligt lägre priser på varor som de köpte från ett antal separata leverantörer.

Leverantörer är partners

Betoningen i förhandlingarna flyttade sig från lägsta prisscenario till att förhandla med färre leverantörer för att få det lägsta priset med bästa service, kvalitet och villkor. Syftet med företagen var att minska den totala utgifterna snarare än att förhandla om lägsta pris med ett stort antal leverantörer, vilket inte gav det bästa övergripande resultatet.

De förhandlade långsiktiga kontrakten med en mindre leverantörsbas har skapat mer av ett partnerskap mellan köpare och leverantör. Relationen kan bli mindre motståndare som gynnar köpare och leverantör. I en partners typ eller förhållande kommer köparen att uppmuntra leverantören att öka kvalitet och service och leverantören vet att partnerskapet genom detta kommer att fortsätta med ett förnyat kontrakt med garanterad försäljning.

Förhandlingar eller RFQ

Icke-statliga inköpsavdelningar fortsätter att erbjuda en rad prekvalificerade leverantörer en offertförfrågan (RFQ) för varor eller tjänster som den önskar köpa. Den konkurrenskraftiga budprocessen kan producera ett antal bud och villkor som inköpsavdelningen kommer att utvärdera och sedan tilldela verksamheten. Detta kan innebära någon form av förhandlingar eller inte.

De flesta förhandlade affärer kommer att innebära varor eller tjänster som inte nödvändigtvis kan definieras av en RFQ. Inköpsavdelningen och säljaren kommer att förhandla mer än ett pris. Förhandlingen kommer vanligtvis att omfatta vad som ska tillverkas eller hur stor utsträckning tjänsten ska tillhandahållas, garantin, transporttjänsterna, tekniskt bistånd, förpackningsalternativ, betalningsplaner etc.

Inköpsposter eller tjänster med betydande kostnad kommer att kräva utvidgade förhandlingar för att komma fram till ett slutligt kontrakt.

Inköpspersonal är skyldiga att delta i dessa typer av förhandlingar för att säkerställa att deras företag får det bästa priset med de mest fördelaktiga villkoren, och personal kan behöva träna i förhandlingsmetoder, eftersom det blir vanligare i ett svårt ekonomiskt klimat.

Förhandlingsmål

Inköpspersonalen ska ingå alla förhandlingar med tydligt definierade mål. Utan att ha mål är möjligheten att köpa professionella att erkänna pris, kvalitet eller service väsentligt ökat. Förhandlaren bör inleda diskussioner med säljaren med exakta mål som de vill uppnå för sitt företag.

Målet bör inte vara absolut och bör tillåta viss flexibilitet.

Förhandlaren bör dock också se till att de inte avviker från målen och tillåter sig att förhandla om områden som inte ingår i diskussionen. Till exempel kan en förhandlare ha arbetat med säljaren om sina mål om pris och service, men inte kvalitet. När säljaren börjar diskutera kvalitet, bör förhandlaren avstå från något avtal där de inte har ett bestämt mål.

Förhandlingar är en viktig del av inköpspersonens roll. Det är en färdighet som lärs och träning kan hjälpa inköpspersonalen att förstå vad som behövs när man förhandlar med leverantörer.

Uppdaterad av Gary Marion, Logistik och Supply Chain Expert.