Viktigheten av Catering Numbers

Vem visste att mat och dryckesorder skulle kräva så mycket matematik? Tja, om du är ny på händelseplanering så kan denna realisering komma som en överraskning för dig, men faktum är att cateringvärlden är starkt driven av siffror. Gästantal, delstorlekar och leveransdatum är alla faktorer i lönsamheten hos mattjänsten, och även småförändringar kan göra stor skillnad när det gäller att servera middag till hundratals gäster.

På grund av allt detta behöver mötesplanerare ett fast grepp om cateringnummer för att säkerställa livsmedelskvalitet och undvika straffavgifter. Nedan listas de framstående figurerna och villkoren för att bli bekanta med.

Beräknad räkning

Det här är antalet gäster som du ursprungligen bygger dina evenemangsprojektioner runt. Det finns ingen verklig skyldighet med det uppskattade antalet, eftersom det är mer av ett "arbetsnummer" som används för att uppskatta kostnader och personalbehov.

Förväntad räkning

Det förväntade räkningen lämnas in två eller tre veckor före en händelse. Det representerar en mer exakt räkning av förväntade gäster, och det är bunden avtalsbundet till det slutliga räkningen. Varje cateringverksamhet har sin egen policy för förväntade räkningar, men i allmänhet bör den inte avvika med mer än 15% av den slutliga räkningen.

Slutlig räkning / Garanterad räkning

Det här är antalet gäster som du ska betala för, och det representerar också det antal ställen som cateringgruppen kommer att sätta inuti rummet.

Eventuella ändringar i detta nummer efter förfallodagen kan medföra påföljder eller sena avgifter. Således är det viktigt att planeraren sätter ett RSVP-datum som faller före garantitiden.

Släppprocentandel

Det finns två vinklar att släppa procentandelar. Den första beräknas genom catering för att se hur mycket av ditt slutliga räkning har fallit från ditt förväntade räkning.

Om procentsatsen är för stor (över 20%) kan en straffavgift utfärdas för att täcka utgifter i samband med personal- och leveransorder. Planerare använder droppprocenter för att uppskatta hur många "no-shows" att förvänta sig. En sänkningshastighet på 2% är ungefär genomsnittet för betalda eller biljettade händelser. Det genomsnittet kan klättra över 5% för händelser som är fria. Som du kan föreställa dig, är deltagarna mer benägna att visa när de har pengar investerat i en händelse.

Meal Cards

Vissa planerare erbjuder mer än en entré vid formella måltider och detta skapar ett annat beräkningskrav. Hotell och bankettcentra vill inte fastna och gissar hur många gäster som ska välja stek eller kyckling, så det är upp till planerna att få exakta räkningar av varje val genom sitt RSVP-system. På händelsedagen ska varje deltagare få ett färgat måltids kort som de kan placera på bordet så servrarna vet automatiskt vilken mat de beställde.

Drickbiljetter

Evenemangsplanerare kan använda drinkbiljetter för att kontrollera kostnaderna för att köra en öppen bar.Detta uppnås genom att ge varje gäst en eller två drinkbiljetter vid registrering. Bartendern accepterar biljetterna i utbyte mot en drink, och gäster som väljer att dricka utöver deras biljettbidrag kan betala kontant. En sak att notera om dryck biljetter är att platsen kommer att debitera dig den högsta priset drinken per biljett.

Av denna anledning är det meningsfullt att använda detta system med en öl- och vin- eller husbar eftersom valen kommer att prissättas närmare varandra.

Arbeta med systemet

I slutändan är det upp till händelseplaneraren att tillhandahålla exakta räkningar till cateringavdelningen. De planerare som ignorerar de policyer och tidsfrister som utfärdas av deras leverantör kan sluta betala mer än vad de borde ha i form av påföljder och andra avgifter. Det bästa sättet att undvika detta är att läsa igenom cateringpolitiken innan du planerar händelsen. Genom att följa den här enkla regeln hjälper dig att välja de lämpligaste datumen och kostnaderna för att passera gästerna.