Video: Hur man förlåter sig för sina tidigare misstag 2024
Misstag görs regelbundet i affärer och i våra personliga liv. Så växer och lär vi oss. Men vissa misstag är kostsamma. Ta de steg som behövs för att undvika dessa fem vanliga händelseplaneringsfel och - om du gör ett misstag - var noga med att du inte gör samma misstag en gång till.
Komma inte igång tidigt nog
Förskott är din fiende. Detta är ett av de vanligaste händelseplaneringsfel du vill undvika.
Om det inte går att starta händelseplaneringsprocessen tidigt kan det leda till en mängd problem längs linjen. Så snart ett datum väljs och du har en allmän räckvidd av ditt evenemang och budgeten, kom igång. Hotell och andra platser boka långt i förväg så säker detta är snart möjligt. Underlåtenhet att göra det kommer att begränsa dina valmöjligheter och du kommer tyvärr att vara kvar med vilken plats som helst. Gästhögtalare och levande underhållning tar också bokningar långt före det aktuella evenemangsdatumet. När ditt evenemangsdatum är säkert, gör din forskning och när du bestämmer dig för din utövande, välj ett avtal direkt.
Att organisera sig med en händelseplaneringschecklista är en annan uppgift som bör åtgärdas omedelbart. Genom att kartlägga alla steg i händelseplaneringsprocessen, bestämma när de behöver fyllas i och utveckla en tidtabell för varje, kommer du att ha en värdefull guide för att komma igång och hålla dig på rätt spår.
Börja för sent är ett av de vanligaste händelseplaneringsfel.
Kollar inte på konkurrerande händelser
Har du någonsin planerat din händelse bara för att lära dig - när planeringsprocessen har börjat och evenemangets datum - att det finns en annan konkurrerande händelse samma dag? Bara en händelse kommer att rita publiken så ta inte dina chanser och korsa fingrarna så att de som bjuds in kommer att välja din händelse.
Undvik situationen helt och hållet.
Gör din due diligence och kontrollera eventuella händelsekonflikter innan det är för sent. Titta på scheman för branschsammankomster (både stora och små), närhet till helgdagar, större sportevenemang och lokala sammankomster som kan orsaka kaos för dem som kör till evenemanget. När du har bestämt dig för ett datum för ditt evenemang, få ordet ut till dina gäster. Meddelanden "Spara datum" och "Kommande händelser" -förteckningar ger de intresserade möjlighet att markera din händelse i deras kalendrar.
Ej bekräftad leverantör
Ett avtal om undertecknat leverantör är ett juridiskt bindande avtal och ger dig något skriftligt för att hålla säljaren ansvarig för tjänster som de ska tillhandahålla. Men det gör ingenting för dig vid tidpunkten för händelsen när du inser att säljaren är en no-show. Det aktuella kontraktet i handen kommer inte att servera mat till dina hungriga gäster eller leverera bord och stolar till en tom balsal.Bekräfta med varje leverantör inte en gång, men två gånger. Ja, två gånger . Bekräfta mottagandet av ditt tecknade kontrakt när du båda accepterar villkoren. Bekräfta en gång till före evenemanget. Det här är inte den konversation du får om detaljer om matleverans eller inredning. Det här är en uppföljning speciellt för att se till att din händelse fortfarande finns på sin kalender.
Evenemangsleverantörer bokar flera händelser och det är väldigt enkelt för pappersarbetet att gå vilse i blandningen eller missfiler någon annan i företaget. Så se till att det inte händer genom att cirkla tillbaka till dem för att checka in och bekräfta att din händelse och specifikationerna om datum, tid och tjänster som ska tillhandahållas är faktiskt på deras schema. Och behåll det här leverantörsavtalet tillgängligt.
Att inte ha en "Plan B"
Att ha en beredskapsplan är ett måste för varje händelse men specifikt för de händelser som planeras hållas utomhus. Väderförhållandena är oförutsägbara och om en orkan, tung vindrådgivande eller freak hagel storm hotar att avbryta din händelse, ha en reservplan. Regndatum, alternativa evenemangsorter och ändrade aktivitetsscheman är alla alternativ om ditt utomhusevenemang - eller en del av det - måste flyttas inomhus.
Förutom att förbereda väderosäkerheter kan även andra ovanliga omständigheter hanteras före tid. Strömavbrott kan minskas genom att ha en generator på plats. Överflödesparkering kan flyttas till en annan, förutbestämd plats. Problem med hotellrums tillgänglighet kan lösas genom att hålla några extra rum reserverade inom ditt hotellblock. Tänk på detaljerna i ditt evenemang och tänk på de områden som är mer mottagliga för problem som uppstår. Genom att planera framåt och utveckla alternativa scenarier kan du undvika ett av de mest kostsamma händelseplaneringsfel.
Att inte anställa tillräckligt med hjälp
När det gäller att anställa evenemangspersonal, är mer bättre. Det kommer att kosta dig mer pengar men det kan spara din händelse. Bild här: en säkerhetskopia av bilar som väntar på att gå in i en parkeringsplats medan parkeringsvaktarna försöker hålla sig kvar. En rad frustrerade gäster som väntar på att beställa en dryck som en server kämpar för att hålla fast vid efterfrågan. Arrangörsregistreringsarbetare överväldigades av det stora antalet gäster som just anlände, vilket ledde till att trötta resenärer väntade alldeles för länge för att checka in. Du får idén. Att ha extra händelse personal till hands för att hjälpa till under upptagen tider, ge ytterligare service till områden i nöd, lösa problem som uppstår eller vara en välkomnande närvaro för att anlända gäster med frågor kan höja din händelse från en bra händelse till en fantastisk händelse.
När du anställer evenemangspersonal, leta efter de anställda med erfarenhet som arbetar med den typ av händelse du planerar. Hyra endast professionella, rekommenderade personal. Utbilda dem om vad din händelse handlar om, de gäster som kommer att delta, dina förväntningar och vem deras kontaktpunkt är ska de ha en fråga eller ett problem. Evenemangspersonal - även om de tillhandahålls av en extern leverantör - representerar dig och ditt evenemangsplaneringsföretag.Ett negativt möte med evenemangspersonal kommer att leva på minne av både gäst och klient och kan sura även de mest välplanerade händelserna.