Planering Checklista för små evenemang

Små evenemang har mycket mer flexibilitet när det gäller möjligheter med arenor, aktiviteter och interaktion. I slutändan är det helt enkelt lättare att arbeta med behoven hos en mindre grupp. Självklart måste planerare bli kreativa om du vill att dagen ska flöda bra, och det är därför jag har skapat en checklista över saker att överväga när man samordnar små händelser.

Börja med grunderna

De bästa idéerna börjar med en solid grund, så det är viktigt att du ställer in ramarna för din händelse innan du ser framåt för långt.

Saker som datum, tider och resplaner bör fyllas i innan du går vidare till några invecklade detaljer.

Välj rätt plats

Du kommer lättare att hitta ett rum för en mindre grupp, men kapacitetsgränserna kommer att bli tätare. Om din händelse expanderar från 50 personer till 100 kanske du måste flytta till ett större rum beroende på kapacitet på din plats. Generellt sett är det lättare att gå mindre i en nypa, så handla till ett rum som rymmer ditt största närvaroprojektion.

Planera en marknadsstrategi

Även om du är värd för en "fri händelse" behöver du fortfarande presentera den på ett sätt som lockar registreringar. Människor vill veta hur de kommer att dra nytta av att delta i tillfället, och sättet du uttrycker dina inbjudningar och marknadsföringsmaterial kan få stor inverkan på huruvida de kommer att dyka upp eller inte. Medan din händelse troligen låter spännande för dig, är den verkliga utmaningen också att få andra upphetsade.

Budget per person

Den nackdelen med små händelser är att de vanligtvis kostar mer per person eftersom priserna på hotell och catering minskar när kvantiteterna ökar. För att göra saker ännu mer komplicerade har en 20% minskning av antalet för en liten händelse potential att påverka din prissättningstatus för gruppen. Med det i åtanke vill du begränsa kostnader per person under den lägsta projicerade närvarosiffran.

Om du gör det exakt så ökar din vinstmarginal för varje person du lägger till över projiceringen.

Spela till dina styrkor

Små grupper erbjuder fler möjligheter till organiserade diskussioner, så använd detta till din fördel när du planerar resplanen. Det är inte så kul att vara "pratade med" hela dagen, varför många små evenemang erbjuder gruppsessioner eller breakout-alternativ. Även gruppprojekt kan integreras under de rätta omständigheterna. Tänk på sätt att få dina deltagare involverade i dialogen eftersom detta kommer att öka deras behållningsgrad för varje presentation.

Inkludera Q & A-sessioner och feedbackformulär

Det bästa sättet att få ett hopp på planeringen av din nästa händelse är att lyssna på feedback från din nuvarande. Lämna gott om tid för frågor i slutet av varje segment. Du kan också ställa frågor från din personal för att få igång samtalet.Feedback formulär är lätta att inkludera i dina informationspaket, men se till att du instruerar deltagare om hur du vill att de skickas in.

Lägg till post-event Networking

En bra nätverksfunktion kan lägga enormt värde för alla deltagare. Om du var effektiv vid en dialog mellan deltagarna så borde alla veta lite om varandra vid slutet av dagen.

Det hjälper alltid att göra mat tillgänglig med en sådan funktion, och du kanske vill rekrytera åtaganden före händelsens dag. Som de säger, drar ingenting en folkmassa som en folkmassa, så var proaktiv när det gäller att främja alla efterhändelsesfunktioner.

Små händelser har potential att vara en rik och givande upplevelse för alla, men du behöver planera varje minut med publiken i åtanke. Den goda nyheten är att det blir lättare varje gång för att du förstår exakt vad dina gäster hoppas på.